Dlaczego warto zastosować system EDI w logistyce?

Jako Twój partner w zaopatrzeniu, wiemy, jak ważne jest zachowanie płynności łańcucha dostaw. Na tę płynność wpływ ma wile czynników, jednak jednym z najważniejszych, jest komunikacja między dostawcami i odbiorcami. Wraz z powiększeniem się rynku i wzrostem wymagań pojawiły się innowacyjne rozwiązania, pozwalające na analizę i lepsze zarządzanie logistyką. Jednym z takich rozwiązań jest system EDI. Technologia ta umożliwia znaczną poprawę komunikacji pomiędzy uczestnikami łańcucha dostaw, co realnie wpływa na działanie przedsiębiorstwa i jego konkurencyjność na rynku.

Czym jest technologia EDI i jaka jest jej historia

Technologia EDI (ang. Electronic Data Interchange) jest systemem elektronicznej wymiany danych i dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami. Komunikacja ta odbywa się przy użyciu określonego formatu dokumentów, ustandaryzowanego dla wszystkich odbiorców. System EDI umożliwia połączenie i sprawny przepływ informacji pomiędzy różnymi obszarami przedsiębiorstwa – od produkcji, przez magazyn, dział zamówień, księgowość, dział logistyki, aż po dział sprzedaży. Jednym z najważniejszych zadań jest wyeliminowanie ryzyka błędu, a także utraty danych. Stosowanie technologii EDI w przedsiębiorstwie powala także na wyeliminowanie (a z pewnością silne ograniczenie) dokumentacji w formie papierowej, a co za tym idzie koniczności ich przechowywania i archiwizacji.

Czy system EDI jest nowym rozwiązaniem? Zdecydowanie nie. Początki EDI mają swoje miejsce w latach 60. XX w. w USA. Skutecznej metody wymiany danych poszukiwały duże przedsiębiorstwa, głównie z branży motoryzacyjnej. Metoda EDI pozwoliła także na usprawnienie działań w sektorze finansowym i bankowości. Z czasem technologia EDI zaczęła być wykorzystywana przez służbę zdrowia, a także koncerny farmaceutyczne. W Europie EDI zaczęto wykorzystywać w latach 80. XX w. W ostatnich latach technologia ta jest coraz powszechniej stosowana w logistyce i przemyśle.

Jak działa EDI i jakie są zalety używania tego systemu?

Wymiana danych w systemie EDI rozpoczyna się wraz z wygenerowaniem dokumentu w systemie danej firmy. Następnie zostaje on przetworzony na plik w określonym standardzie i przesyłany jest do odbiorców biorących udział w łańcuchu dostaw. Nadawcy otrzymują plik z danymi w wybranym przez siebie formacie. Co najważniejsze, każdy z odbiorców może korzystać z zupełnie innego systemu informatycznego, preferowanego przez siebie. EDI dokonuje przekładu tych systemów, co umożliwia pełną wymianę danych.

Stosując system EDI możliwa zarządzanie magazynem, a także pozwala informować odbiorców o postępie w realizacji zamówienia. Dzięki automatyzacji przesyłania danych i komunikatów pomiędzy odbiorcami eliminujemy ryzyko wystąpienia błędów, czy pominięcia jednego z adresatów w komunikacji. System EDI sprawia, że komunikacja jest znacznie wydajniejsza, a informacje przesyłane są pomiędzy podmiotami bez opóźnień. To pozwala zoptymalizować działania firmy i lepiej zorganizować pracę w przedsiębiorstwie. Korzystanie z technologii EDI usprawnia także fakturowanie zamówień, a także generowanie listów przewozowych.

Choć wdrożenie EDI wiąże się z pewnymi kosztami początkowymi, to należy mieć na uwadze, że taka inwestycja pozwoli na sprawniejsze działanie firmy. Jeżeli chcesz poznać metodę optymalizacji kosztów TCO, jaką opracowaliśmy w Solar Polska, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.